Tanja Altmeier
Datenschutzbeauftragte
Durch die Einführung der Datenschutzgrundverordnung hat der Schutz personenbezogener Daten noch einmal deutlich mehr Bedeutung und Beachtung erfahren. Seit Mai 2018 haben viele Unternehmen deshalb grundlegend an den Vorkehrungen arbeiten müssen, die auf Basis des Bundesdatenschutzgesetzes schon etabliert waren, um den Schutz personenbezogener Daten gewährleisten zu können. Für manche Betriebe stellt die Umsetzung der EU-DSGVO nach wie vor eine große Herausforderung dar.
Homeoffice ist ein Begriff, den es nicht erst seit der Corona-Krise gibt. Sobald heute ein Arbeitsplatz nicht innerhalb der Räumlichkeiten eines Unternehmens zu finden ist, spricht man ganz schnell vom Homeoffice. Doch so geläufig der Begriff auch ist, so muss man feststellen, dass nicht jede Vorstellung auch wirklich zutreffend ist. Denn Homeoffice ist nicht gleich Homeoffice.
Deshalb zuerst ein Blick auf die unterschiedlichen Begrifflichkeiten, die mit diesem Themenkomplex verbunden sind, aber durchaus unterschiedliche Anforderungen in puncto Datenschutz für ein Unternehmen mitbringen.
Überbegriff über die verschiedenen Varianten, die es in diesem Bereich gibt, ist Telearbeit. Nach der Überarbeitung und Anpassung der Arbeitsstättenverordnung (ArbStättV) im November 2016, gab es zum ersten Mal eine offizielle rechtliche Definition für den Begriff Telearbeit.
In §2 Abs. 7. ArbStättV ist diesbezüglich zu lesen, dass dann von einem Telearbeitsplatz gesprochen wird, wenn der Arbeitgeber einen fest eingerichteten Bildschirmarbeitsplatz im Privatbereich der Beschäftigten einrichtet. In Verbindung damit heißt es im selben Paragrafen aber auch, dass es eine Vereinbarung zwischen Arbeitgeber und Beschäftigtem geben muss, in der Punkte wie z. B. die Arbeitszeit geregelt sind. Infolgedessen wird der Beschäftigte einen Teil seiner Arbeit mithilfe des fest eingerichteten Bildschirmarbeitsplatzes außerhalb des Unternehmens – in seinen Privaträumen – erledigen. Wobei eine Verbindung zum Betrieb durch Informations- und Kommunikationseinrichtungen gegeben ist.
Klingt sehr juristisch, zeigt aber schon auf den ersten Blick, dass Telearbeit nichts damit zu tun hat, seinen Laptop mit auf die Terrasse zu nehmen, oder gemütlich vom Sofa aus zu arbeiten.
Fazit aus der Definition für Telearbeit, die auch mit dem Synonym Homeoffice bezeichnet werden kann: Es handelt sich um einen fest eingerichteten Arbeitsplatz im privaten Umfeld des Arbeitnehmers, sodass ganz oder teilweise von zu Hause aus, gearbeitet werden kann. Der Arbeitgeber muss die Einrichtung zur Verfügung stellen. Das bedeutet einerseits einen Bildschirmarbeitsplatz einzurichten und zu installieren. Und außerdem muss der Arbeitgeber dafür sorgen, dass der Mitarbeiter über die entsprechenden Telekommunikationsmittel verfügt und hierüber mit dem Unternehmen verbunden ist. Die Bedingungen für die Arbeit von zu Hause aus müssen zwingend in einer eigenen Vereinbarung geregelt sein.
Nur wenn alle genannten Kriterien erfüllt sind, wird offiziell laut der ArbStättV von einem Telearbeitsplatz (Homeoffice-Arbeitsplatz) gesprochen.
Unterschieden wird in diesem Bereich nun noch zwischen der isolierten Telearbeit (Teleheimarbeit), die einzig und allein in den Räumlichkeiten des Mitarbeiters stattfindet, und der alternierenden Telearbeit. Dabei wird die Arbeitsleistung teilweise von zu Hause aus, und teilweise im Büro des Unternehmens durchgeführt. Die letztere Variante stellt die häufigste Form der Telearbeit dar.
Lediglich diese beiden Formen fallen jedoch unter den Geltungsbereich der ArbStättV.
Nun sind zwei Begriffe klärt, nämlich Telearbeit und Homeoffice. Wie sieht es mit mobilem Arbeiten, mobile Office und Remote Work aus? Diese gehören selbstverständlich ebenfalls zum großen Oberbegriff der Telearbeit. Jedoch kommt an dieser Stelle ein „aber“. Denn die letzten Begrifflichkeiten unterscheiden sich deutlich.
Während es für die klassische Telearbeit von zu Hause aus durch die Arbeitsstättenverordnung eine gesetzliche Definition und Regelung gibt, entfällt diese für das mobile Arbeiten. Auch wenn sich in der Vergangenheit der Trend zu mobilem Arbeiten doch mehr etabliert hat. Dabei ist der „mobile“ Telearbeiter auch tatsächlich unterwegs und erbringt seine Arbeitsleistung „mobil“. Es braucht kein festes Büro, noch einen fest zu Hause eingerichteten Arbeitsplatz, um der Arbeit nachzugehen. Vielmehr wird mithilfe mobiler Endgeräte wie Laptop, Tablet, Smartphone gearbeitet. Das trifft zum Beispiel häufig auf Mitarbeiter im Außendienst oder Berater zu, die direkt beim Kunden vor Ort arbeiten. Bedeutet in der Konsequenz, dass mobiles Arbeiten auch immer mit wechselnden Einsatzorten in Verbindung steht und somit ortsunabhängig ist.
Doch auch im Bereich des mobilen Arbeitens ist es nötig, zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer im Rahmen von Arbeits- oder Dienstvereinbarungen die entsprechenden Bedingungen zu regeln.
Zwei Begriffe, die ebenfalls noch in diese Aufzählung gehören, nun noch zu Schluss. So gibt es in manchen Unternehmen die Möglichkeit zur Telearbeit im Satellitenbüro. Damit ist gemeint, dass das Büro des Telearbeiters zwar außerhalb des Unternehmensstandortes liegt, aber wohnortnah untergebracht ist. Die Arbeitsleistung wird nicht in den Räumlichkeiten des Mitarbeiters, sondern in diesem „externen“ Büro statt. Wie beim mobilen Arbeiten greift aber auch in diesem Fall die Arbeitsstättenverordnung nicht.
Als Letztes noch zum Bereich der on-site-Telearbeit. Davon spricht man, wenn ein Mitarbeiter seine Arbeitsleistung im Betrieb eines Kunden durchführt – aber mit der eigenen Ausstattung des eigenen Arbeitgebers (auch das könnten zum Beispiel Beratungstätigkeiten sein).
Soweit zu den Definitionen rund um Homeoffice und Co. Es gilt also stets, genau zu lesen, um unterscheiden zu können, worauf es schlussendlich ankommt.
Vielleicht abschließend noch ein Wort zum Begriff Heimarbeit. Heimarbeit im klassischen Sinn hat nichts mit den eben behandelten Begriffen wie Homeoffice oder mobiles Arbeiten zu tun. Heimarbeit bezieht sich vielmehr auf eine Erwerbstätigkeit, die in einer selbst gewählten Arbeitsstätte allein oder mit Familienangehörigen durchgeführt wird. Beispielsweise Qualitätskontrollen von kleineren Bauteilen oder Einzelteilen, ein finales Zusammenbauen von Kleinteilen, sowie deren Abzählen und Verpacken. Aber auch ein einfaches Schreiben nach Diktat kann zur klassischen Heimarbeit zählen, genauso wie einfaches Kontieren von Belegen, oder die Auswertung nach Abschluss einer Meinungsumfrage.
Wie eben schon erwähnt, fallen Teile der Telearbeit unter den Geltungsbereich verschiedener rechtlicher Vorgaben. Hier ein kurzer Überblick über die gängigsten Regelungen:
Und zu all diesen Regelungen hinzu, gilt es selbstverständlich noch der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO), sowie dem Bundesdatenschutzgesetz (BDSG n. F.) Aufmerksamkeit zu schenken.
Telearbeit ist heutzutage keine Seltenheit mehr, und das nicht erst seit Corona.
Beide Seiten, sowohl Arbeitgeber als auch Arbeitnehmer, haben durchaus ihre Vorteile aus dieser Art der Arbeit. So entfällt für den Arbeitnehmer beispielsweise die Fahrt zur Arbeit, und nicht selten ist auch ein gewisses Maß an Flexibilität mit der Arbeit im Homeoffice verbunden. Auch Unternehmen nutzen die Vorzüge der Telearbeit, die häufig über eine bloße höhere Zufriedenheit der Mitarbeiter hinausgehen. So ist häufig eine höhere Produktivität gegeben, weil Mitarbeiter konzentrierter arbeiten können. Und selbstverständlich mag auch der Kostenfaktor als Positivargument greifen, wenn Bürofläche eingespart werden kann, weil Mitarbeiter von zu Hause arbeiten können.
Leichtfertig und ohne ausreichende Vorarbeit sollte allerdings nicht vom festen Büroarbeitsplatz im Unternehmen auf Telearbeit umgestellt werden.
Denn wie im Unterthema der rechtlichen Grundlagen bereits dargestellt wurde, gilt es bei der Telearbeit fast ausnahmslos dieselben rechtlichen Voraussetzungen zu erfüllen, die bei der Arbeit im Büro am Firmenstandort gelten.
Das zeigt, wo die Schwierigkeiten liegen. Denn die Verantwortung für die Umsetzung der rechtlichen Vorgaben im Rahmen von Arbeits- oder Dienstverhältnissen, liegt beim Arbeitgeber. Doch ist es bei manchen gesetzlichen Vorgaben schon schwierig sein, diese im alltäglichen betrieblichen Ablauf zu etablieren, so wird es im Homeoffice noch komplexer, auf die Einhaltung und Umsetzung zu achten.
Grundlegend ergibt sich für den Arbeitgeber bei der Ermöglichung von Telearbeit die Pflicht zur Einrichtung eines Arbeitsplatzes. Analog dazu, wie der betriebliche Arbeitsplatz eingerichtet werden müsste. So gehören streng genommen Schreibtisch, PC oder Laptop, Drucker, Telefon und Internetanschluss zur Basisausstattung eines Büros. Außerdem muss sichergestellt werden, dass der Mitarbeiter von zu Hause die Möglichkeit hat, eine Verbindung zum Firmennetz herzustellen und auf Daten zuzugreifen, bzw. Daten zu übermitteln.
Zwingend erforderlich ist außerdem, dass es eine schriftliche Vereinbarung zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer gibt, die spätestens einen Monat nach Beginn der Telearbeitstätigkeit vorliegen sollte. Darin sind unter anderem die Bedingungen zu Arbeitszeit geregelt, sowie der Dauer der Telearbeit, außerdem empfiehlt sich der Hinweis auf ein Zutrittsrecht des Arbeitgebers, um seinen Kontrollpflichten nachzukommen.
Des Weiteren sollte im Hinblick auf die Sicherheit und Gesundheit von Beschäftigten eine Gefährdungsbeurteilung durch den Arbeitgeber stattfinden (§5 ArbSchG).
Selbstverständlich sollten die Erfordernisse in Verbindung mit Datensicherheit und dem Datenschutz Beachtung finden, wenn es um das Verlagern von Arbeitsplätzen in den häuslichen Bereich geht.
Denn der Arbeitgeber (Geschäftsführer) ist grundsätzlich der Verantwortliche im Datenschutz und hat dafür zu sorgen, dass die Vorgaben aus DSGVO und BDSG n. F. im gesamten Unternehmen umgesetzt werden – auch im Bereich der Telearbeit, unabhängig davon, ob im häuslichen Umfeld des Mitarbeiters oder im mobilen Arbeiten.
Doch selbstverständlich trägt auch der Mitarbeiter im Rahmen der Arbeitnehmerhaftung seinen Teil zur Wahrung der rechtlichen und gesetzlichen Vorgaben bei. Außerdem hat der Arbeitnehmer die Pflicht, sich an die Regelungen aus dem Arbeitsvertrag zu halten, was z. B. die Arbeitszeit oder Verfügbarkeit angeht. Darum die Empfehlung zu strikten, vorzugsweise schriftlichen Vereinbarungen zwischen beiden Parteien.
Fazit an der Stelle: Telearbeit, sprich Homeoffice, hat durchaus Vorteile für alle Beteiligten. Aber es gibt weder ein Recht darauf von Seiten des Arbeitnehmers, noch kann der Arbeitgeber ohne Zustimmung des Mitarbeiters die Arbeit im Homeoffice anweisen. Es bedarf grundsätzlich beiderseitigem Einvernehmen. Die Rahmenbedingungen sollten dabei schriftlich fixiert werden.
Wenn Sie nicht sicher sind, ob Ihr Unternehmen alle Datenschutz-Anforderungen erfüllt kontaktieren Sie uns einfach.
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