Mirko Tasch
Datenschutzbeauftragter
Ob eine externe Lösung für das Unternehmen Sinn macht, liegt zu allererst einmal am Unternehmen und dessen Strategie was den Datenschutz angeht. Viele Unternehmen wollen das sehr sensitive Thema Datenschutz nicht gerne an externe Dienstleister geben, sondern bevorzugen eher eine interne Lösung.
In vielen Fällen macht es jedoch auch Sinn diesen Weg zu gehen und einen externen Profi diese Aufgabe übernehmen zu lassen. Manchmal gibt es keine passende Person intern, die diese Aufgabe neben den normalen Tätigkeiten mit übernehmen will oder auch das notwendige Fachwissen ist nicht im Unternehmen vorhanden.
Vorteile Externer Datenschutzbeauftragter
Profi im Geschäft – Spezialist
Klare Kostenstruktur
Keine Mitbestimmung des Betriebsrates
Vertretungsregelung im Krankheitsfall / Urlaub
Kündigung nach Ablauf des Vertrages ohne Probleme möglich
Keine Weiterbildungskosten
Formulare & Vorlagen bereits vorhanden
Freiere Sicht auf Prozesse und Strukturen, Knowhow von anderen Organisationen
Nachteile interner Datenschutzbeauftragter
Muss ggf. das Fachwissen erst erlernen
Bei Teilbestellung, keine genaue Kostenzuteilung
Betriebsrat darf mitbestimmen
In vielen Unternehmen keine Backup-Regelungen
Abberufung ggf. nicht einfach
hohe Weiterbildungskosten
Formulare & Vorlagen müssen erstellt bzw. gekauft werden
Gefahr von Betriebsblindheit
Im Gegensatz zum externen Datenschutzbeauftragten kennt der interne Kollege das Unternehmen, die Ansprechpartner, Abläufe und Prozesse. Dieses Wissen muss der externe Datenschutzbeauftragte erst aufbauen.
Ein externer Datenschutzbeauftragter kostet Geld. Hier wird in der Regel eine monatliche Pauschale gegenüber dem Unternehmen aufgerufen. Die Kosten und die Leistungen am Markt sind dabei sehr unterschiedlich und sollten vom bestellenden Unternehmen ganz genau analysiert werden, um eine richtige Wahl zu treffen. Was ist Bestandteil der Bestellung und was wird extra abgerechnet.
Die Kosten berechnen sich meistens an der Anzahl der Mitarbeiter, die regelmäßig mit personenbezogenen Daten arbeiten. Dazu kommen Faktoren wie Branche, sensitive personenbezogene Daten, Risiko für den ext. DSB, erwarteter durchschnittlicher Aufwand für die Bestellung und was in die monatliche Pauschale integriert ist und was nicht.
Am Markt gibt es sehr oft auch Angebote, wo eine externe Bestellung monatlich 50 € oder 100 € kostet, was grundsätzlich als ein sehr lukratives Angebot aussieht. Schaut man sich die Pauschale einmal genauer an und überlegt, was dieser Betrag bedeutet, sieht es gleich ganz anders aus. Bei beiden Preisen wird ein externer Datenschutzbeauftragter keine Stunde im Monat für Sie zur Verfügung stehen und bei Mehrbedarf eine Extra-Rechnung schreiben. In einer zu niedrigen Pauschale ist in der Regel auch nicht viel integriert, außer das der externe Datenschutzbeauftragte seinen Namen gibt. Dies ist jedoch für die meisten Unternehmen bei weitem nicht ausreichend.
Die beste Art einen guten externen Datenschutzbeauftragten zu finden ist selbstverständlich die Empfehlung von Geschäftspartnern, Kunden oder Dienstleistern, die diesen ggf. selbst schon bestellt oder mit ihm zusammen gearbeitet haben. Hier ist natürlich darauf zu achten, dass es keine Interessenskonflikte gibt. Sind diese vorhanden, so kann dieser dann sicher weitere Empfehlungen aussprechen und andere vertrauenswürdige Kollegen empfehlen.
Auch die Suche im Internet lohnt sich. Hier gibt es auch Bewertungen, die darüber Auskunft geben können, ob es sich um einen richtigen Profi im Geschäft handelt. Teilweise haben externe Datenschutzbeauftragte auch entsprechende Referenzen auf Ihrer Webseite. Hier ist es besonders gut, wenn es Videoreferenzen von Kunden sind, da diese sich sicher nicht zur Verfügung stellen würden, wenn der Service schlecht ist.
Viele Unternehmen sind in Verbänden organisiert und auch Verbände arbeiten mit Datenschutzbeauftragten zusammen. Hier können auch viele Verbände entsprechende Empfehlungen aussprechen was die Bestellung eines externen Datenschutzbeauftragten angeht. Hier hat man meist auch den Vorteil, dass der empfohlene Datenschutzbeauftragte auch schon das entsprechende Branchen-Knowhow mitbringt.
Wir unterstützen Sie gerne bei Ihrem Datenschutz. Kontaktieren Sie uns!