Mirko Tasch
Experte für Datenschutz in der Immobilienbranche
Die meisten Immobilienmakler setzen an den unterschiedlichsten Stellen Dienstleister ein, die für sie Daten erheben bzw. verarbeiten. Mit diesen Dienstleistern müssen in der Regel auch entsprechende Verträge zur Auftragsverarbeitung (AVV) geschlossen werden.
Hier einige Beispiele aus Ihrem Umfeld:
Viele Immobilienmakler setzen Google Analytics zur Analyse ihrer Webseite ein. Hier muss ein entsprechender Vertrag zur Auftragsverarbeitung abgeschlossen werden. Diesen Vertrag kann man direkt in den Einstellungen mit Google abschließen und muss nicht mehr per Post den Vertrag verschicken.
Das Unternehmen, welches ihre Homepage hostet, erhebt personenbezogene Daten für Sie z.B. über Formulare auf Ihrer Webseite. Hier ist ein AVV sinnvoll und sollte abgeschlossen werden.
Die meisten Immobilienmakler haben keine eigene IT-Abteilung und lassen die IT-Geräte (Server, PCs, Drucker, Faxgeräte,…) durch einen externen Dienstleister warten bzw. bekommen von diesem bei Problemen Unterstützung. Da dieser meistens durch seine Berechtigungen die Möglichkeit hat Einsicht in personenbezogene Daten zu nehmen, ist auch hier ein entsprechender AVV abzuschließen, da der IT-Dienstleister die Möglichkeit hat Einsicht zu nehmen. Dies gilt für alle Dienstleister, die sich per Fernwartung auf die Systeme aufschalten.
Flowfact, onOffice und Maklerwerft sind bei vielen Immobilienmaklern das Handwerkszeug zum Arbeiten. Ein AVV ist hier meistens Pflicht, da die Dienstleister ihre Services bei sich im Rechenztrum anbieten oder zumindest Zugriff auf den Server bei Ihnen haben, soweit die Software direkt bei Ihnen installiert ist.
Die Firmen Ogulo und Matterport bieten durch geschossene Fotos die Möglichkeit eines 360 Grad-Umblicks im Objekt, welches neu vermietet bzw. verkauft werden soll. In diesen Fällen werden meistens Fotos durch den Makler gemacht und hochgeladen. Diese werden dann durch die Unternehmen verarbeitet und der virtuelle Rundgang kann gemacht werden. Diese Fotos sind als personenbezogene Daten anzusehen, falls es sich im Falle eines bewohnten Objektes handelt. Ein AVV ist hier erforderlich.
Wie beim vorherigen Punkt handelt es sich um personenbezogene Daten, wenn man gemachte Fotos zur Exposee-Erstellung hochlädt. Ein ADV ist erforderlich.
Ein AVV ist mit den Immobilien-Portalen nicht notwendig. Nach Aussage des LDA Bayern agieren die Portale als Schwarzes Brett um Anbieter und Nachfrager zusammen zu bringen und dies ist keine beauftragte Verarbeitung personenbezogener Daten als Hauptleistung.
Bei den aufgeführten Beispielen zum AVV handelt es sich nur um einige Beispiele speziell für die Immobilien-Branche. Diese Liste ist nicht komplett und nur eine genaue Analyse Ihrer Dienstleister kann aufzeigen, mit welchen Dienstleistern ein entsprechender Vertrag geschlossen werden muss.
Wenn Sie nicht sicher sind, ob Sie als Immobilienmakler alle Datenschutz-Anforderungen erfüllt kontaktieren Sie uns einfach.
Wir helfen Ihnen gern!