Neues Gesetz fordert Aktion: Unternehmen ab 50 Mitarbeitern müssen Hinweisgeberschutz umsetzen

– Mirko Tasch –

Der 17. Dezember 2023 markiert das Ende der Übergangszeit für viele Unternehmen in Deutschland, wenn der letzte Abschnitt des Hinweisgeberschutzgesetzes in Kraft tritt. Ziel des Gesetzes ist es, Arbeitnehmern die Möglichkeit zu geben, Verstöße und kriminelle Aktivitäten am Arbeitsplatz zu melden, ohne Repressalien befürchten zu müssen. Fast alle mittelgroßen und großen Unternehmen sind daher verpflichtet, interne Meldestellen für Hinweisgeber zu implementieren. Bei Nichtbefolgung oder unzureichender Umsetzung können beträchtliche Geldstrafen verhängt werden.

Wer ist betroffen und warum?

Unternehmen aller Branchen und Größen, insbesondere mittelgroße Betriebe mit mehr als 49 Beschäftigten, stehen im Fokus des Hinweisgeberschutzgesetzes spätestens am 17.12.2023. Dieses Gesetz umfasst ein breites Spektrum an Organisationen und Unternehmen. Es gibt kaum Ausnahmen, und in manchen Sektoren, wie dem Finanzsektor, gilt das Gesetz unabhängig von der Mitarbeiterzahl.

Rechtliche Unklarheiten und die Notwendigkeit von Fachwissen

Das Gesetz bietet Spielraum bei der Zählung der Beschäftigten, was rechtliche Unsicherheiten mit sich bringt. (Verstehe ich nicht) Vor diesem Hintergrund ist es für Unternehmen, insbesondere im Mittelstand, ratsam, sich rechtliche Unterstützung zu holen.

Was Unternehmen jetzt tun müssen

Das Gesetz verpflichtet entsprechende Unternehmen ab 50 Mitarbeitern zur Einrichtung einer internen Meldestelle. Mittelgroße Unternehmen können gemeinsame Meldestellen einrichten, während Konzerngesellschaften eigenständige Stellen schaffen können.

Interne Meldestelle – was ist das genau?

Als eine interne Meldestelle oder Meldesystem bezeichnet man eine vom Arbeitgeber geschaffene organisatorische Struktur, deren Hauptaufgabe es ist, eingereichte Hinweise zu empfangen und zu bearbeiten. Diese Einheit ist für das Betreiben der Meldekanäle, die Durchführung des Meldeverfahrens und das Einleiten entsprechender Maßnahmen gemäß den Vorschriften des Hinweisgeberschutzgesetzes (HinSchG) verantwortlich. Entscheidend ist, dass die Meldestellen sachgerecht und zugänglich gestaltet werden, um den gesetzlichen Anforderungen zu entsprechen. Eine entsprechende Hinweisgebersoftware (Bsp. Whistlebox www.whistlebox.de) bietet eine einfache und kostengünstige Lösung einen dieser Meldekanäle schnell umzusetzen. Das Unternehmen muss trotzdem für verantwortliche Personen und Prozesse sorgen.

Der Prozess nach Eingang eines Hinweises

Nach der Einrichtung einer Meldestelle muss das Unternehmen einen Prozess für die Bearbeitung der Hinweise aufsetzen. Nach Eingang eines Hinweises muss dieser beispielsweise innerhalb von sieben Tagen bestätigt werden. Geeignete Maßnahmen sind daraufhin zu ergreifen, der Hinweisgeber ist innerhalb von drei Monaten zu informieren und vieles mehr. Die Aufgabe wird schnell komplex. Interne Meldestellen können an externe Dienstleister abgebeben werden, auch das Management einer Hinweisgebersoftware, sofern das Fachwissen und/oder die personellen Ressourcen fehlen sollten. Sprechen Sie mit uns, wenn Sie hier Unterstützung benötigen.

Die Konsequenzen einer Nichtumsetzung

Zahl­rei­che Un­ter­neh­men erfüllen die kom­ple­xen An­for­de­run­gen des Hin­weis­ge­ber­schutz­ge­set­zes der­zeit noch nicht. Unternehmen, die die Vorgaben nach der Schonfrist nicht einhalten, riskieren empfindliche Bußgelder. Die Un­ter­neh­mens­ver­ant­wort­li­chen sollten daher zeit­nah han­deln..

Hinweisgeberschutz als Chance

Statt einer Belastung kann das Hinweisgeberschutzgesetz eine wertvolle Chance für Unternehmen sein, um interne Missstände rechtzeitig effektiv anzugehen und eine offene Kultur zu fördern. Indem sie ein effektives Hinweisgebersystem implementieren und frühzeitige Meldungen fördern, können Unternehmen von einer Reihe von Vorteilen profitieren:

• Früherkennung und Risikominimierung: Unternehmen können potenzielle Probleme frühzeitig erkennen und dadurch größere Krisen verhindern, was zur Stabilität und Sicherheit des Betriebs beiträgt und rechtliche und finanzielle Risiken reduziert. Durch interne Lösungen von Problemen verringert sich das Risiko, dass diese außerhalb des Unternehmens bekannt werden und negative öffentliche Aufmerksamkeit erregen.
• Verbesserung der Compliance-Kultur: Durch ein Hinweisgebersystem demonstrieren Unternehmen ihr Engagement für ethisches Verhalten und Rechtskonformität, was das Vertrauen von Mitarbeitern, Kunden und Geschäftspartnern stärkt.
• Förderung einer offenen und transparenten Kultur: Ein effektives Hinweisgebersystem hilft, das Image als verantwortungsbewusster Arbeitgeber zu fördern, was wiederum die Mitarbeiterbindung und die Attraktivität für potenzielle neue Talente steigert. Durch das Feedback der Mitarbeiter können kontinuierliche Prozessverbesserungen vorgenommen werden, was die Effizienz und Effektivität des Unternehmens steigern kann.

Fazit

Durch die Implementierung und Förderung eines effektiven Hinweisgebersystems können Unternehmen nicht nur gesetzlichen Anforderungen gerecht werden, sondern auch einen wesentlichen Beitrag zur Stärkung ihrer Integrität, Kultur und letztendlich Risikominimierung leisten.