Einwilligungserklärungen im Personalbereich: Wann sind sie wirklich erforderlich?

– Florian Padberg –

Einwilligungserklärungen sind ein wichtiges Instrument im Datenschutz und stellen eine valide Rechtsgrundlage für die Verarbeitung personenbezogener Daten dar. Doch wann sind sie wirklich notwendig? Lesen Sie welche Anforderungen an eine Einwilligungserklärung im Personalbereich gestellt werden und in welchen Fällen sie wirklich erforderlich ist.

Was ist eine Einwilligungserklärung?

Eine Einwilligungserklärung ist eine ausdrückliche Zustimmung einer betroffenen Person zur Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten zu einem bestimmten Zweck. Diese Zustimmung muss freiwillig, informiert und eindeutig sein und kann schriftlich, elektronisch oder mündlich erteilt werden. Die Einwilligung ist jederzeit widerrufbar.

Wann sind Einwilligungserklärungen im Personalbereich erforderlich?

Grundsätzlich gilt, dass für die Verarbeitung personenbezogener Daten im Rahmen des Arbeitsverhältnisses zur Erfüllung des Vertrages keine Einwilligung der betroffenen Person erforderlich ist. Dies betrifft beispielsweise die Verarbeitung von Kontaktdaten, Gehaltsabrechnungen oder Krankmeldungen.

Eine Einwilligungserklärung wird jedoch erforderlich, wenn es um Daten geht, die für das Arbeitsverhältnis nicht zwingend erforderlich sind oder wenn es noch keinen Vertrag gibt. Einige Beispiele hierfür sind:

• Verwendung von zusätzlichen Bewerberdaten:
  Wenn Bewerber zusätzliche personenbezogene Daten übermitteln, die nicht standardmäßig erforderlich sind, um ihre Chancen zu erhöhen.
• Verarbeitung von freiwilligen Mitarbeiterdaten:
  Wenn die Personalabteilung freiwillig bereitgestellte personenbezogene Daten von Mitarbeitern speichern möchte, beispielsweise das Geburtsdatum für eine Glückwunschliste oder die private Telefonnummer.
• Nutzung von Mitarbeiterfotos:
  Wenn Fotos oder Videos von Mitarbeitern für Werbezwecke oder die Website verwendet werden sollen.
• Gesundheitsdaten:
  Wenn Mitarbeiter Gesundheitsinformationen offenlegen, beispielsweise im Zusammenhang mit einer Krankmeldung oder einem Arbeitsunfall. Die Personalabteilung muss in diesem Fall die ausdrückliche Einwilligung der Mitarbeiter einholen, bevor sie diese Informationen speichert oder weitergibt. Sollte die Offenlegung unbeabsichtigt passiert sein, müssen diese Daten unverzüglich gelöscht werden.
• Weitergabe von Daten an Dritte:
  Wenn die Personalabteilung personenbezogene Daten an Dritte weitergeben möchte, beispielsweise an ein externes Umfrageinstitut, ist hierfür eine Einwilligungserklärung erforderlich.

FAZIT:

Einwilligungserklärungen sind in der Personalabteilung nicht immer erforderlich, aber manchmal notwendig. Es ist wichtig, dass die Einwilligung freiwillig, informiert und eindeutig ist und dass die betroffene Person jederzeit widerrufen kann. Für Teilverarbeitungen, ohne die eine Vertragserfüllung nicht möglich ist, ist eine zusätzliche Einwilligung „zur Sicherheit“ nicht notwendig und kann sogar kontraproduktiv sein. Es ist daher ratsam, die Erforderlichkeit einer Einwilligungserklärung sorgfältig zu prüfen und nur dann eine solche einzuholen, wenn dies tatsächlich notwendig ist. Weniger ist hier oft mehr.